Comment gagner du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée ? La digitalisation des notes de frais.
Distributeur en BtoB
A l’origine, notre client traitait les notes de frais par saisie à la main et en fin de mois. Cela nécessitait beaucoup d’aller retour, de justificatif manquants de la part des commerciaux souvent en déplacements… Ces notes de frais étaient gérées dans un excel puis transmis à la compta pour les saisir de nouveau dans leur système. Du temps perdu des deux côtés pour une tâche redondante et à faible valeur ajoutée.
Les objectifs :
- Digitaliser la gestion des notes de frais.
- Gagner du temps à la comptabilité et du côté des commerciaux.
- Eviter les pertes de justificatifs de paiements et les erreurs de saisie.
- Avoir une meilleure vision des frais engagés.
Les étapes :
1.
Atelier gestion de projet agile : initiation à la méthodologie agile de gestion de projet (identification du PO et de l’équipe projet).
2.
Réalisation du Smart Canva pour amorcer le projet et se poser les bonnes questions.
3.
Coaching des équipes et suivi par les consultants IAGO.
4.
Mise en place d’un outil de suivi de projet accessible à tous les collaborateurs.
5.
Audit de solutions proposant des applications de dématérialisation des notes de frais.
6.
Sélection de trois solutions & budgétisation. Test des solutions par les commerciaux pour la prise en main de l’application (UX/UI).
7.
Mise en place de la solution par le prestataire et connexion à la brique finance / comptabilité de l’ERP du client.
8.
Formation des équipes et accompagnement au changement.
Conclusions
Les commerciaux ont très bien accueillis cette nouvelle solution (application smartphone) notamment pour sa facilité d’utilisation (les justificatifs de paiement sont pris en photo) et cela permet le traitement au fil de l’eau et non plus une fois par mois. Au niveau comptable cela s’est bien déroulé également et un gain de temps considérable a été relevé par les équipes.
Solution mise en place : N2F.
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