Pourquoi automatiser les processus administratifs et RH (ressources humaines) dans les PME ?

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Améliorer les performancesRH

La digitalisation a commencé dans les années 1980. 40 ans après, elle touche toutes les sphères de notre environnement, tous les domaines d’activités et la majorité des métiers. A partir du moment où il y a des tâches répétitives, chronophages et à faible valeur ajoutée, vous pouvez considérer leur automatisation. Et les grands gagnants dans les PME, ce sont bien souvent les services administratifs et les fonctions rh. Voyons pourquoi.

5 raisons d’automatiser les processus rh et administratifs

Pourquoi est-ce incontournable de digitaliser les rh en 2021 ? Aujourd’hui dans une entreprise, il est possible d’automatiser les processus tout au long du cycle de vie d’un salarié (quelle que soit sa fonction). De la diffusion d’annonces (offres d’emploi) au recrutement de talents, en passant par la gestion des demandes de congés, les absences, les départs ou encore la gestion de la paie. Et il faut dire que les avantages sont nombreux : meilleure productivité, efficacité, simplicité… Parlons-en justement.

Pour information : peut-être avez-vous déjà rencontré le terme « SIRH » pour Système d’information des ressources humaines. Mettre en place un SIRH, c’est intégrer dans une entreprise un système permettant de digitaliser une ou plusieurs tâches relatives au service administratif ou à la gestion du personnel. L’idée est d’automatiser pour structurer, mieux gérer, fiabiliser les processus.

1. Gain de temps, meilleure productivité

Gagner du temps est l’atout n°1 : la mise en place d’une telle solution permet de ne plus perdre de temps sur des tâches chronophages et/ou redondantes. Certaines plateformes permettent par exemple à tous les salariés d’une entreprise d’accéder eux-mêmes à leurs demandes et suivis de congés, formations, notes de frais, plannings… Bien sûr, les collaborateurs en question gagnent ainsi en autonomie, mais ce sont surtout les services concernés qui gagnent du temps sur ces tâches qui leur étaient précédemment allouées.

Cela permet aussi de gagner en précision sur les données saisies qui, soit dit en passant, peuvent l’être en instantanée. Finalement, ces SIRH permettent de limiter les erreurs et gagner en efficacité. Oubliés les post-its qui s’envolent et les données qui se perdent. Vous pouvez garder une trace de toutes les données de l’entreprise.

2. Pour rester focalisé sur les tâches à haute valeur ajoutée

Le but de la manœuvre n’est aucunement de remplacer l’humain. L’idée est au contraire de l’accompagner, et lui simplifier le quotidien. Dans certaines structures de petite taille, service administratif et ressources humaines n’existent pas. A la place, il y a une fonction ou une personne. Automatiser permet alors de soulager cette personne pour lui permettre de se focaliser uniquement sur des tâches créatrices de valeur ou à plus forte valeur ajoutée. Il y a une évolution de son poste et une optimisation de ses compétences. Autrement dit, finie la paperasse. Il est possible de déléguer les tâches répétitives, pour ne pas dire rébarbatives, et se réserver du temps pour l’humain. La technologie permet de remettre l’humain au cœur de l’entreprise.

3. Pour centraliser les documents

La digitalisation de ces services est étroitement liée à l’émergence de ce que l’on appelle le coffre-fort numérique. Il s’agit d’un service électronique, sécurisé, qui permet à la fois d’archiver, de répertorier puis de consulter des documents pouvant être sensibles (contrats, bulletins de paie, documents confidentiels). Et ce qui amène non pas un mais plusieurs avantages.

D’abord le caractère digital évite la perte de documents sensibles. Tous sont regroupés au même endroit et rangés de manière automatique. Simplicité de rangement, facilité de recherche de documents, sécurisation des données : nous pouvons aussi évoquer un gain d’espace et un geste fort pour l’environnement (zéro papier, zéro déchet).

4. L’harmonisation de tous les processus

Tout le monde a sa manière de travailler, ses habitudes et façons de faire. Digitaliser permet au contraire une harmonisation de tous les processus. Prenons une demande d’absence par exemple : certains envoient des mails, d’autres préfèrent les demandes orales, et les derniers des textos.

Transformer et regrouper tout cela dans un service digital permet de gagner en fiabilité.

A noter qu’il est aussi question d’harmonisation et respect des obligations réglementaires. Les logiciels intègrent les 3500 pages du Code du Travail, et respectent les contraintes légales. De plus, régulièrement mis à jour, ils comprennent les contraintes les plus récentes comme par exemple la RGPD pour la protection des données.

5. Pour se faciliter la vie

Automatiser, c’est enfin et avant tout faciliter la vie de vos collaborateurs au quotidien. On assiste à une simplification des demandes et de leurs traitements. Petit plus : les outils sont généralement faciles à mettre en place puis à utiliser.

Une transformation accessible aux petites structures

Aujourd’hui nous sommes témoins d’une évolution de l’offre qui permet de digitaliser même les plus petites structures.

Le SIRH n’est plus réservé qu’aux grands comptes, qui ont du budget et du temps pour de potentielles formations. Les offres actuelles permettent de toucher les plus petites structures (TPE ou PME). Il s’agit d’outils accessibles, simples d’utilisation, et flexibles qui s’adaptent à toutes les tailles d’entreprise.

Quelles missions peuvent être confiées à un SIRH ?

Pour parler plus concrètement, les SIRH permettent d’automatiser des tâches comme nous le disions à faible valeur ajoutée, pouvant être chronophages ou répétitives. Pour vous donner quelques exemples d’automatisation des processus rh,

pour le recrutement : diffusion d’annonces, recherche de candidats ou sourcing,
dans la gestion des talents : suivie des entretiens individuels de formation, définition du travail de chacun, analyse des compétences,
pour la gestion administrative du personnel : suivi des collaborateurs (contrats, suivi des absences, création et renseignement des plannings), gestion de la paie (création, envoi des bulletins)
pour la comptabilité et les finances dans l’entreprise (parmi les premiers logiciels d’ailleurs développés) : notes de frais, tableaux comptables…

Enfin nous terminerons par dire que le plus intéressant dans tout cela est que finalement, l’outil ou le logiciel utilisé n’a qu’un objectif, servir une entreprise. Donc quel que soit votre objectif, quel que soit votre besoin, sachez que vous trouverez l’outil adapté. N’hésitez pas à nous contacter pour en discuter.