Comment accompagner ses collaborateurs dans la transformation digitale ?

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Conduite du changement

Le succès de la digitalisation d’une entreprise dépend (en grande partie) de l’implication des collaborateurs. Qu’ils soient directement concernés ou non d’ailleurs. Car une transformation digitale implique toujours un changement global dans l’entreprise. Selon une étude ifop, elle serait même considérée comme une « révolution » pour 59,9 % des personnes interrogées*.

A partir de là, deux choses paraissent essentielles : 1. informer sur la transition digitale de l’entreprise, et 2. accompagner les collaborateurs dans sa mise en œuvre et processus. Voyons comment.

4 étapes pour faire accepter la transformation digitale au sein d’une entreprise

Qui dit transition digitale dit changement, que ce soit dans l’organisation, le management ou la culture d’entreprise. Cependant, bien que ce changement soit essentiel pour avancer, il n’est pas toujours accepté : chaque être humain réagit en effet de façon différente. Certains l’acceptent, sans crainte, d’autres sont méfiants ou le refusent.

Pour faire accepter un quelconque changement, même une future évolution, il est essentiel d’accompagner les employés. On parle souvent d’ailleurs de conduite du changement en management, un pilotage qui passe par 4 étapes auprès des collaborateurs.

1. Parler

La première étape est de parler : annoncer le projet le plus tôt possible. L’annonce peut être faite au cours d’une simple réunion, d’un événement ou à travers des supports de communication (affiches, lettres d’informations, newsletters…). Dans tous les cas, 3 éléments doivent être évoqués

Le pourquoi du comment : pourquoi amorcer la digitalisation de l’entreprise ? Évoquer les problématiques qui ont été soulevées, et en quoi cette décision permettra d’y répondre
L’objectif attendu : quel est-il, et quel en sera l’impact sur l’entreprise ou les enjeux stratégiques ?
Quels seront les moyens mis en œuvre pour l’atteindre ?

Il est important aussi de rassurer les équipes car finalement, les outils digitaux évoluent sans cesse. Ils sont régulièrement remis en question, testés, améliorés. Et ça, il faut en faire part aux collaborateurs : quelle que soit la solution adoptée, elle ne sera pas définitive. Elle sera testée et adaptée en fonction des besoins, du ressenti et du métier de chacun.

2. Ecouter

Suite logique du point n°1, une annonce sous-entend une réaction de la part des collaborateurs. Il faut être prêt à les écouter. Tous doivent se sentir écoutés, entendus, rassurés. Comme on le disait, chaque être humain réagit différemment face au changement : il est important alors de savoir comment cette évolution est perçue au sein de votre entreprise, d’abord de manière globale puis de manière plus personnelle, au cas par cas. Ecouter vous permettra d’identifier :

les réfractaires qui nécessiteront un suivi plus poussé, des conseils personnalisés,
les plus motivés, les collaborateurs les plus enthousiastes, qui pourront quant à eux jouer les rôles de managers, leaders ou relais de communication lors du développement de l’outil / la solution

Au-delà de la prise de parole pour annoncer la transformation, des réunions d’information peuvent être instaurées régulièrement accompagnées d’outils qui permettront aux collaborateurs de s’exprimer (newsletter, tableau à l’entrée de l’entreprise…). Chaque prise de décision, chaque grande étape dans cette transformation, doit être communiquée voire célébrée. Mettre en lumière les victoires de l’entreprise permettra de maintenir les collaborateurs motivés. Au-delà de la réussite du projet, cela aidera à renforcer la culture d’entreprise.

3. Impliquer tous les collaborateurs

Quelles que soient les technologies mises en place, les collaborateurs (considérés ici comme utilisateurs) sont les premiers concernés. Le changement, ce sont eux qui vont le vivre au quotidien, dans leur métier, travail ou mission. Alors il ne faut pas leur imposer, leur faire subir, il faut au contraire les impliquer au maximum pour faciliter la transition en interne. Et les faire participer.

Plus ils sont impliqués tôt dans le projet, et mieux celui-ci sera reçu (sans encombre ni problème en interne). Vous pouvez par exemple mettre en place des espaces collaboratifs et d’échanges autour du projet pour favoriser l’implication et la motivation de chacun des collaborateurs. Favoriser les réunions, les discussions, l’effervescence de tous les membres de l’entreprise autour du projet.

Et réunir ceux directement concernés

Au-delà de la communication sur l’avancée du projet, il est aussi important d’instaurer une méthodologie et méthode de travail précise au sein des équipes directement concernées. Tous doivent connaître

leur mission,
leur objectif,
le délai de réalisation, etc.

Une méthodologie préalablement définie et un suivi précis sont importants pour la bonne réussite et l’atteinte de l’objectif final. A ce moment-là, il ne faut pas hésiter à proposer aux collaborateurs des assistances, un suivi personnalisé de leurs actions, des aides et conseils. Et comme dit plus haut, chaque réussite doit être célébrée, en groupe et aussi de manière individuelle, toujours pour accroître le sentiment d’appartenance, l’implication et la motivation.

4. Former

En fonction de l’ampleur du projet, des enjeux, des technologies, solutions digitales ou outils adoptés, il faudra enfin former les équipes en interne.

Pour lever les freins techniques d’abord, il faudra proposer des formations qui permettront aux collaborateurs de gagner en compétences et d’accroître leurs connaissances techniques (pour aider la montée en compétences).
Pour ensuite lever les freins psychologiques (toujours par rapport à cette barrière face au changement), un coaching ou accompagnement pourra être mis en place pour travailler la capacité d’adaptation, la polyvalence, l’agilité. Comme vu plus haut, certains employés peuvent être plus réfractaires que d’autres face au changement, il peut être intéressant de proposer des formations afin de les aider à mieux appréhender le changement.

Accompagner les collaborateurs est un élément clé pour le succès de cette digitalisation. Si ce n’est pas déjà fait, sachez que vous pouvez vous-même profiter d’un accompagnement par des équipes spécialisées dans la transformation digitale dans votre développement, ou même sur le plan financier. Nous vous invitons à lire notre article sur les aides à la transformation digitale des entreprises pour en savoir plus. Enfin n’hésitez pas à contacter notre cabinet de conseil digital.

*Digital Workplace baromètre 2019, Julhiet Sterwen pour ifop